HỒ SƠ & THỦ TỤC DU HỌC
Hồ sơ du học Nhật Bản,
từng bước để vững hành trình.
Biết cần chuẩn bị gì, ai phụ trách và bước tiếp theo là gì. Bắt đầu từ quy trình bốn chặng, tải checklist để cùng gia đình ghi việc, rồi đối chiếu COE, visa và JPETS theo hồ sơ của bạn.
Từng bước chuẩn bị hồ sơ.
BẠN ĐANG CẦN GÌ?
CHUẨN BỊ THEO TỪNG CHẶNG
Bốn chặng, rõ người và việc.
01
Làm rõ điểm xuất phát
Bạn/gia đình: ghi mục tiêu, học lực, tiếng Nhật, người chi trả và kỳ dự kiến.
Phối hợp: trao đổi với Tâm Việt về thông tin còn thiếu.
Kết quả cần có: bản tóm tắt hoàn cảnh và danh sách câu hỏi để chọn trường.
02
Chọn trường & chuẩn bị
Bạn/gia đình: thu thập giấy tờ theo trường, chương trình và kỳ đã chọn.
Phối hợp: cùng đầu mối tư vấn đối chiếu yêu cầu; chốt phạm vi hỗ trợ của Tâm Việt.
Kết quả cần có: checklist có người chuẩn bị, hạn nộp, bản gốc/bản dịch và nơi nhận.
03
Nộp trường & COE
Bạn/gia đình: hoàn thiện hồ sơ và phản hồi yêu cầu bổ sung.
Phối hợp: trường/đại diện tại Nhật phụ trách nộp COE; cơ quan Nhật Bản xét hồ sơ.
Kết quả cần có: đầu mối nhận kết quả, kênh bổ sung và mốc xử lý được xác nhận.
04
Visa & xuất cảnh
Bạn/gia đình: chuẩn bị hồ sơ visa và việc nhập học, chỗ ở, hành trình.
Phối hợp: cơ quan tiếp nhận visa và đầu mối của trường.
Kết quả cần có: danh sách việc cần làm theo kết quả thực tế và hướng dẫn nhập học.
Hạn nộp và yêu cầu có thể khác nhau theo trường, kỳ và hoàn cảnh. Chốt trách nhiệm của Tâm Việt theo phạm vi dịch vụ đã thống nhất; dùng hướng dẫn của trường và cơ quan tiếp nhận để hoàn thiện hồ sơ.
MẪU CHUẨN BỊ DÙNG ĐƯỢC THẬT
Mỗi giấy tờ, một việc rõ ràng.
Không chỉ đánh dấu “đã có”. Ghi ai chuẩn bị, cần bản nào, hạn cần có và yêu cầu đã xác nhận với trường.
Nhân thân
Học tập
Tiếng Nhật
Tài chính
Ảnh chụp từ trang 1 của bản PDF thật. Bản in gồm 2 trang.
14 mục để cùng gia đình rà hồ sơ
Excel: điền thông tin trường/kỳ, người chuẩn bị, bản gốc hoặc bản dịch, hạn cần có và chọn trạng thái. Có tab hướng dẫn và ví dụ điền.
PDF 2 trang: in để ghi tay và mang theo khi trao đổi. Bản PDF và Excel được cập nhật riêng.
Đây là mẫu tự theo dõi của Tâm Việt. Chốt danh mục theo trường, chương trình, kỳ và cơ quan tiếp nhận; dùng biểu mẫu chính thức khi nộp hồ sơ.
3 bước sử dụng
1. Ghi trường và kỳ đang cân nhắc.
2. Chốt người, hạn và nguồn xác nhận cho từng mục.
3. Cập nhật trạng thái, giữ lại câu hỏi chưa rõ.
VÍ DỤ GIẢ ĐỊNH · MINH HỌA CÁCH GHI
Đang học lớp 12, chưa có bằng
Mục: giấy tờ tốt nghiệp / đang học.
Người chuẩn bị: học viên và gia đình.
Cần hỏi: trường chấp nhận giấy thay thế nào, khi nào bổ sung bằng?
Trạng thái: đang chuẩn bị; chưa coi là đủ hồ sơ.
Chưa rõ mình có thuộc diện JPETS
Mục: kiểm tra diện áp dụng JPETS.
Người chuẩn bị: học viên.
Cần hỏi: có thuộc diện áp dụng/miễn, cần chứng nhận ở mốc nào?
Trạng thái: cần xác nhận; chưa đánh dấu hoàn tất.
Trạng thái trong mẫu do bạn tự ghi; không phải kết luận đủ điều kiện nhập học, COE hay visa.
PHÂN BIỆT ĐỂ CHUẨN BỊ ĐÚNG
COE và visa: hai bước riêng.
01 · PHÍA NHẬT BẢN
COE — tư cách lưu trú
COE do cơ quan quản lý xuất nhập cảnh Nhật Bản cấp. Xác nhận với trường hoặc đại diện tại Nhật ai nộp, ai nhận kết quả và kênh bổ sung hồ sơ.
Cần chốt: đầu mối phụ trách, danh mục theo trường và cách nhận COE/eCOE.
02 · NƠI TIẾP NHẬN VISA
Visa — hồ sơ xin thị thực
Đối chiếu hộ chiếu, đơn, ảnh, COE/eCOE và giấy tờ bổ sung với Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán có thẩm quyền. Hồ sơ du học trường tiếng có hướng dẫn riêng.
Cần chốt: nơi nộp, biểu mẫu đang dùng và giấy tờ áp dụng cho bạn.
Có COE không bảo đảm được cấp visa. Kết quả do cơ quan có thẩm quyền xem xét; không dùng checklist như một cam kết kết quả.
CẦN KIỂM TRA THEO DIỆN ÁP DỤNG
JPETS — đừng để đến sát hạn mới hỏi
Công dân Việt Nam thuộc diện lưu trú trung/dài hạn cần kiểm tra yêu cầu sàng lọc lao trước nhập cảnh và các trường hợp miễn. Nếu thuộc diện áp dụng, chứng nhận phải do phòng khám được chỉ định cấp.
Ghi vào checklist: đã kiểm tra diện áp dụng chưa, phòng khám chỉ định nào và mốc hồ sơ cần chứng nhận. Trường hợp cần JPETS phải tính việc này từ giai đoạn COE, không chỉ chờ đến lúc xin visa.
Xem hướng dẫn & phòng khám JPETS →Nguồn chính thức — đối chiếu ngày 06/11/2026: MOFA: visa du học và COE · TLSQ Nhật Bản tại TP.HCM: visa theo COE · Hướng dẫn riêng cho du học trường tiếng · JPETS. Kiểm tra lại hướng dẫn khi chuẩn bị hồ sơ.
GỠ VƯỚNG TRƯỚC KHI BẮT ĐẦU
Chưa có đủ thông tin vẫn có thể chuẩn bị.
Chưa chọn trường, bắt đầu từ đâu?
Ghi mục tiêu học tiếp, khu vực, kỳ dự kiến, học lực và tiếng Nhật hiện tại. Để các yêu cầu giấy tờ ở trạng thái “cần xác nhận”; chốt danh mục khi đã có trường/chương trình cụ thể.
Khám phá các trường →Chưa có bằng tốt nghiệp thì sao?
Báo rõ tình trạng đang học và thời điểm dự kiến có giấy tờ. Hỏi trường giấy thay thế được chấp nhận và hạn bổ sung; khi xin visa trường tiếng, đối chiếu thêm hướng dẫn của cơ quan tiếp nhận.
Tiếng Nhật và người bảo trợ cần gì?
Ghi quá trình học tiếng Nhật và ai dự kiến chi trả. Hỏi trường loại chứng nhận và bộ giấy tờ theo hoàn cảnh thực tế; không tự áp một mức tiếng Nhật hoặc số dư chung cho mọi hồ sơ.
ĐỌC THÊM TỪ TÂM VIỆT
Cẩm nang cho bước tiếp theo.
CẨM NANG DU HỌC
Nên đi du học Nhật vào tháng mấy? Chọn kỳ phù hợp với bạn
Bài viết về cách cân nhắc kỳ nhập học cùng mục tiêu và thời gian chuẩn bị.
Đọc bài hướng dẫn →
CẨM NANG DU HỌC
COE là gì trong du học Nhật Bản? Quy trình, thời hạn và lưu ý 2026
Bài hướng dẫn về COE và những điểm cần đối chiếu khi chuẩn bị hồ sơ.
Đọc bài hướng dẫn →
CẨM NANG DU HỌC
Chính sách xét duyệt visa du học Nhật Bản 2026: COE, hồ sơ và 3 thay đổi cần biết
Bài viết về hồ sơ visa và các thông tin cần kiểm tra theo thời điểm áp dụng.
Đọc bài hướng dẫn →Các bài viết giúp bạn tìm hiểu thêm. Thông tin áp dụng cần được đối chiếu theo trường, kỳ nhập học và thời điểm trao đổi.
CÙNG GIA ĐÌNH CHUẨN BỊ
Ghép hồ sơ, ngân sách và đời sống thành một kế hoạch.
Chi phí & học bổng
Tách khoản trước khi đi, khi mới đến và hằng tháng trong mẫu ngân sách Excel.
Xem Chi phí & học bổng →Đời sống tại Nhật
So sánh chỗ ở, đường đi học và lưu đầu mối hỗ trợ trong bộ hành trang PDF.
Xem Đời sống tại Nhật →ĐI TIẾP CÙNG TÂM VIỆT
Cùng làm rõ
việc cần chuẩn bị tiếp theo.
Mang theo mục tiêu, kỳ dự kiến, tình trạng học tập và checklist đang ghi — kể cả khi chưa chọn trường. Khi trao đổi, hãy chốt ba việc: thông tin nào cần bổ sung, ai phụ trách và mốc cần có.
Bạn có thể nêu câu hỏi trong mục “Chia sẻ thêm” ở trang liên hệ. Chờ hướng dẫn kênh nộp trước khi gửi bản chụp giấy tờ cá nhân.