Cập nhật ngày 08/09/2026. Bài viết đối chiếu hướng dẫn hiện hành của Study in Japan, Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại Việt Nam và JPETS. Hồ sơ thực tế có thể được yêu cầu bổ sung tùy trường hợp.
Nếu bạn đã hoặc sắp có COE, hồ sơ xin visa du học Nhật Bản không phải là toàn bộ bộ hồ sơ du học làm lại từ đầu. Theo hướng dẫn chính thức, nhóm giấy tờ nền sau COE gồm hộ chiếu, đơn xin visa, ảnh, COE và các giấy tờ bổ sung theo diện. Riêng người sang cơ sở giáo dục tiếng Nhật có thêm yêu cầu về xác nhận văn bằng THPT và chứng chỉ năng lực tiếng Nhật.
Điểm dễ nhầm nhất là nhiều checklist trên mạng trộn hồ sơ tuyển sinh, hồ sơ COE và hồ sơ visa thành một danh sách. Vì vậy, bài này chỉ tập trung vào bước xin visa tại Việt Nam sau khi đã có COE.
Checklist hồ sơ xin visa du học Nhật Bản sau COE
Cách dễ kiểm tra nhất là chia hồ sơ thành ba lớp thay vì gom mọi giấy tờ vào một danh sách.
| Mức | Giấy tờ | Lưu ý |
|---|---|---|
| Nền tảng | Hộ chiếu; đơn xin visa; ảnh; COE/eCOE | Đây là nhóm cốt lõi được Study in Japan và cơ quan lãnh sự liệt kê. |
| Trường tiếng Nhật | Xác nhận văn bằng tốt nghiệp THPT; bản sao chứng chỉ năng lực tiếng Nhật | Áp dụng cho người xin visa du học vào cơ sở giáo dục tiếng Nhật theo hướng dẫn hiện hành. |
| Theo trường hợp | JPETS nếu thuộc trường hợp phải nộp ở bước visa; tài liệu tài chính/trường/giải trình hoặc giấy khác khi được yêu cầu | Không nên coi tất cả là bắt buộc chung nếu checklist chính thức không nêu. |
1. Hộ chiếu
Chuẩn bị hộ chiếu bản gốc và kiểm tra lại họ tên, ngày sinh, số hộ chiếu. Các thông tin này phải thống nhất với COE, đơn visa và hồ sơ của trường. Một số website tư vấn ghi cứng “hộ chiếu phải còn ít nhất 6 tháng”, nhưng checklist chính thức cho visa dài hạn không công bố một ngưỡng 6 tháng chung; điều quan trọng là hộ chiếu phải còn hiệu lực phù hợp với việc xin visa và hành trình.
2. Đơn xin visa và ảnh
Đơn visa phải được điền đầy đủ và ký cùng chữ ký trên hộ chiếu. Hướng dẫn của Đại sứ quán nêu ảnh gắn trên đơn có kích thước 4,5 × 3,5 cm; ảnh bị chỉnh sửa có thể không được tiếp nhận.
3. COE hoặc eCOE
Study in Japan cho biết COE có thể nộp bản sao. Cơ quan lãnh sự tại Việt Nam cũng chấp nhận cách nộp phù hợp với COE giấy hoặc COE điện tử. Nếu thông tin trên COE sai, nên liên hệ trường trước khi nộp visa thay vì tự chỉnh sửa.
Xem thêm: COE là gì? Quy trình và lưu ý trước khi xin visa.
Nếu học trường tiếng Nhật, hồ sơ visa cần thêm gì?
Đây là phần quan trọng mà checklist chung của Bộ Ngoại giao không thể hiện hết. Theo hướng dẫn hiện hành của Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam, người xin visa du học tại cơ sở giáo dục tiếng Nhật cần nộp thêm:
- Giấy xác nhận văn bằng tốt nghiệp THPT theo hướng dẫn của cơ quan lãnh sự.
- Bản photocopy chứng chỉ năng lực tiếng Nhật.
Trường hợp chưa dự thi tốt nghiệp THPT, hướng dẫn có phương án giấy thay thế do trường đang theo học cấp. Vì quy trình xác nhận văn bằng và giấy được chấp nhận có thể thay đổi, hãy kiểm tra trang visa dài hạn ngay trước ngày nộp.
Điểm cần phân biệt: đây là giấy tờ ở bước visa đối với diện liên quan; không nên suy rộng thành danh sách bắt buộc cho mọi người có tư cách lưu trú “Du học”.
JPETS có phải nộp lại khi xin visa sau COE không?
Thông thường là không, nếu bạn đã nộp Giấy chứng nhận không mắc bệnh lao hợp lệ ở bước xin COE. Đây là điểm rất dễ bị checklist 2026 diễn giải sai.
JPETS — chương trình sàng lọc lao trước khi nhập cảnh — bắt đầu yêu cầu bắt buộc đối với người Việt thuộc diện áp dụng từ 01/09/2025. Tuy nhiên, FAQ chính thức của JPETS nêu rằng với người xin visa sau khi đã được cấp COE, nếu giấy chứng nhận lao hợp lệ đã được nộp khi xin COE thì không cần nộp lại giấy này ở bước visa.
Chỉ trong trường hợp ngoại lệ COE được cấp khi chưa nộp giấy JPETS và có ghi nhận cần bổ sung, người xin mới phải nộp giấy này khi xin visa. Nếu chưa chắc trường hợp của mình, hãy kiểm tra COE và hỏi trường trước khi đặt lịch khám lại.
Nguồn: JPETS — Câu hỏi thường gặp.
COE/eCOE cần dùng thế nào khi nộp visa?
COE là Giấy chứng nhận tư cách lưu trú, không phải visa. Sau khi nhận COE, bạn vẫn phải xin visa tại cơ quan lãnh sự Nhật Bản phụ trách nơi cư trú.
- Đối chiếu họ tên, ngày sinh, quốc tịch, trường và tư cách lưu trú với hộ chiếu.
- Không tự chỉnh sửa COE hoặc file eCOE.
- Nếu phải nộp giấy tờ gốc và cần nhận lại, chuẩn bị bản photocopy theo hướng dẫn.
- Các giấy tờ nộp trong hồ sơ dài hạn nhìn chung cần còn trong thời hạn phát hành mà cơ quan lãnh sự quy định; trang hướng dẫn hiện hành lưu ý mốc 3 tháng cho nhiều tài liệu.
Để hiểu rõ vì sao có COE vẫn chưa đồng nghĩa chắc chắn có visa, xem chính sách xét duyệt visa du học Nhật Bản 2026.
Nộp hồ sơ visa du học Nhật Bản ở đâu và mất bao lâu?
Nơi nộp phụ thuộc khu vực bạn đang cư trú. Hướng dẫn hiện hành phân địa bàn như sau:
| Khu vực cư trú | Cơ quan phụ trách | Mốc xử lý công bố |
|---|---|---|
| Từ Hà Tĩnh trở ra Bắc | Đại sứ quán Nhật Bản tại Hà Nội | Ngắn nhất 6 ngày làm việc kể từ ngày tiếp theo ngày nộp |
| Đà Nẵng, Huế, Quảng Trị, Quảng Ngãi, Gia Lai | Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại Đà Nẵng | Không công bố một mốc chuẩn chung trên trang visa hiện tại; nên nộp sớm |
| Từ Đắk Lắk trở vào Nam | Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại TP.HCM | Ít nhất 5 ngày làm việc kể từ ngày tiếp theo ngày thụ lý |
Hà Nội và TP.HCM tiếp nhận phần lớn hồ sơ thông qua các đại lý/công ty ủy thác được chỉ định, trừ các trường hợp được tiếp nhận trực tiếp theo quy định. Phí dịch vụ của đại lý là khoản riêng với lệ phí visa.
Lệ phí visa du học Nhật Bản năm 2026
Với hồ sơ được thụ lý từ 01/07/2026 đến 31/03/2027, biểu phí hiện hành công bố:
- Visa nhập cảnh 1 lần phổ thông: 2.590.000 đồng.
- Visa nhập cảnh 2 lần/nhiều lần phổ thông: 5.170.000 đồng.
Đây là lệ phí visa, chưa gồm phí dịch vụ của đại lý ủy thác. Mức 520.000 đồng từng áp dụng cho một phần năm tài khóa 2026 đã không còn là mức hiện hành với hồ sơ thụ lý từ 01/07/2026.
Visa có thể được xin trước ngày dự kiến nhập cảnh tối đa 3 tháng. Cơ quan lãnh sự cũng khuyến cáo chỉ mua vé máy bay sau khi visa đã được cấp.
7 lỗi hồ sơ visa du học Nhật Bản cần tránh
- Dùng checklist COE làm checklist visa. Hai bước có mục đích và giấy tờ khác nhau.
- Dùng thông tin phí cũ. Kiểm tra biểu phí đúng ngày hồ sơ được thụ lý.
- Ảnh sai quy cách. Trang visa dài hạn hiện hành nêu kích thước 4,5 × 3,5 cm.
- Thông tin COE không khớp hộ chiếu. Không tự sửa file hoặc giấy COE.
- Quên giấy riêng của trường tiếng Nhật. Đặc biệt là xác nhận văn bằng THPT và chứng chỉ năng lực tiếng Nhật.
- Khám JPETS lại không cần thiết hoặc ngược lại bỏ sót trường hợp phải nộp. Hãy kiểm tra xem giấy đã được dùng ở bước COE chưa.
- Mua vé quá sớm. Mốc 5–6 ngày chỉ là thời gian tối thiểu công bố tại một số cơ quan, không phải cam kết.
Checklist 1 phút trước khi nộp
- Hộ chiếu và COE khớp họ tên, ngày sinh, số hộ chiếu.
- Đơn visa điền đủ và ký đúng chữ ký hộ chiếu.
- Ảnh đúng 4,5 × 3,5 cm và không chỉnh sửa quá mức.
- COE/eCOE được in hoặc chuẩn bị theo cách nơi nộp chấp nhận.
- Nếu học trường tiếng Nhật: đã có xác nhận văn bằng THPT và bản sao chứng chỉ tiếng Nhật.
- Đã xác định JPETS có cần nộp ở bước visa hay đã hoàn tất ở COE.
- Đã chọn đúng cơ quan/đại lý tiếp nhận theo khu vực cư trú.
- Đã kiểm tra lệ phí mới nhất và phí đại lý nếu có.
- Đã chừa thời gian dự phòng cho bổ sung/phỏng vấn.
- Chưa xuất vé máy bay trước khi được cấp visa.
Câu hỏi thường gặp
Hộ chiếu có bắt buộc còn ít nhất 6 tháng không?
Checklist visa dài hạn hiện hành của cơ quan Nhật tại Việt Nam yêu cầu hộ chiếu nhưng không công bố một quy tắc 6 tháng chung cho mọi hồ sơ du học. Bạn vẫn cần bảo đảm hộ chiếu còn hiệu lực phù hợp với thủ tục và hành trình; nếu thời hạn quá ngắn, nên hỏi nơi tiếp nhận trước khi nộp.
Có phải nộp lại sổ tiết kiệm và hồ sơ tài chính khi xin visa không?
Không nên coi đây là giấy bắt buộc mặc định ở bước visa sau COE. Study in Japan cho biết tài liệu tài chính có thể được yêu cầu trong quá trình COE/visa, nhưng checklist nền của visa sau COE không liệt kê một bộ tài chính cố định cho mọi người. Cơ quan lãnh sự vẫn có thể yêu cầu bổ sung theo trường hợp.
Đã nộp JPETS khi xin COE có phải nộp lại khi xin visa không?
Thông thường không. FAQ JPETS nêu nếu giấy chứng nhận không mắc bệnh lao hợp lệ đã được nộp khi xin COE thì visa sau COE không cần nộp lại. Ngoại lệ là các trường hợp COE được cấp khi chưa nộp và có yêu cầu bổ sung ở bước visa.
Có COE rồi có chắc chắn được cấp visa không?
Không. COE và visa là hai thủ tục riêng. Cơ quan lãnh sự có thể yêu cầu giấy tờ bổ sung hoặc phỏng vấn trước khi quyết định.
Visa du học Nhật Bản xét trong bao lâu?
Hà Nội công bố mốc ngắn nhất 6 ngày làm việc; TP.HCM công bố ít nhất 5 ngày làm việc kể từ ngày tiếp theo ngày thụ lý. Thời gian thực tế có thể dài hơn nếu cần bổ sung, phỏng vấn hoặc tham khảo Bộ Ngoại giao Nhật Bản.
Điều nên nhớ trước ngày nộp
Một bộ hồ sơ visa tốt không phải là bộ hồ sơ dày nhất. Quan trọng hơn là đúng giấy tờ của bước visa, đúng diện, đúng nơi nộp và nhất quán với COE. Khi checklist trên mạng và hướng dẫn chính thức khác nhau, hãy ưu tiên website của cơ quan lãnh sự phụ trách khu vực cư trú.
Cần rà hồ sơ trước khi nộp?
Nếu bạn đã có COE hoặc sắp nhận COE, Tâm Việt có thể hỗ trợ kiểm tra lại lộ trình COE → visa, giấy tờ trường tiếng, JPETS, nơi nộp và các điểm dễ bị yêu cầu bổ sung. Việc tư vấn nhằm giúp hồ sơ đúng và nhất quán, không phải cam kết kết quả visa.
Nguồn tham khảo chính thức
- Study in Japan — Thủ tục nhập cảnh/Tư cách lưu trú
- Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam — Visa lưu trú dài hạn
- Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam — Visa nhập cảnh Nhật Bản
- Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam — Lệ phí visa năm 2026
- Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại TP.HCM — Visa cho người Việt Nam
- Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại Đà Nẵng — Visa nhập cảnh
- JPETS — Câu hỏi thường gặp
